Digital Asset Management Workflows

Erfahren Sie mehr über die Workflow-Beispiele des Digital Asset Managements für alltägliche, aber langweilige Vorgänge, die Sie im FotoWare System beschleunigen oder vollständig automatisieren können, um Ihren Tag ein klein wenig angenehmer zu gestalten.

• Marker zur Freigabe der Verwendung eines Assets

  Durch die Verwendung von Markern, die ein kleines Symbol im oberen Bereich der Assets in einem Archiv anzeigen, können die Anwender schnell feststellen, ob ein Asset verwendet werden kann oder nicht. Die Markierungen werden vom Systemadministrator gesetzt und können so konfiguriert werden, dass sie bei allen Assets erscheinen, die einen bestimmten Wert in einem bestimmten Metadatenfeld aufweisen - z. B. das Ablaufdatum einer Lizenz oder wo das Asset für die Nutzung lizenziert wurde.
  
  Mit Hilfe von FotoWare konnte die Financial Times sicherstellen, dass ihre Journalisten, ihr Social Media Team und die Mitarbeiter ihrer Schwesterpublikationen genau wissen, welche Bilder sie verwenden dürfen und welche nicht. 

  

   

• Markierungen zum Erkennen fehlender Metadaten

  Metadaten sind eine zentrale Funktion eines jeden Digital Asset Management-Systems. Sie ermöglichen das einfache Auffinden und die Wiederverwendung der von Ihnen erstellten Inhalte, wodurch der Lebenszyklus dieser Inhalte verlängert und ihr Wert maximiert wird. Metadaten helfen Ihnen auch dabei, alltägliche Aufgaben zu automatisieren, so dass Sie mehr Zeit für Ihre eigentlichen Aufgaben haben. Das bedeutet, dass es von entscheidender Bedeutung ist, dass die Benutzer Metadaten hinzufügen. 
  
  Mit unserem eigenen internen FotoWare System haben wir Maßnahmen ergriffen, um sicherzustellen, dass keine Datei ohne die erforderlichen Metadaten hochgeladen wird. Sollte dies dennoch einmal passieren, können die Benutzer automatisch mit Markierungen daran erinnert werden, dass sie weitere Metadaten hinzufügen müssen. 

  

   

• Genehmigungsprozess mit Einverständniserklärungen

  In FotoWare wird jede Benutzergruppe, die an der Bildfreigabe teilnimmt, verschiedenen hierarchischen Klassen zugewiesen. Wenn Bilder zur Freigabe angeboten werden, durchläuft sie jede dieser Klassen nacheinander. Der Genehmigungsprozess ist übersichtlich und schnell dank eines ausformulierten Workflows. Er bietet zudem einen klaren Dokumentationsnachweis. 
  
  Zuvor wurden Bildgenehmigungen beim San Francisco Ballet manuell durchgeführt, so dass es unnötig viel Zeit kostete, die richtigen Personen für die Genehmigung zu finden, und es war schwierig, anhand von Ausdrucken eine genaue Entscheidung zu treffen.

  

   

• Benachrichtigung, wenn ein Asset mit bestimmten Metadaten hinzugefügt wird

  Sie können ein klickbares Lesezeichen erstellen, das eine Suche nach einem bestimmten Tag auslöst. Das bedeutet, dass alle Ihre Suchergebnisse nur einen einzigen Klick entfernt sind. Noch einfacher wird es, wenn Sie für ein bestimmtes Suchergebnis eine Benachrichtigung einrichten, die Sie in der von Ihnen gewünschten Häufigkeit erhalten - von sofort bis monatlich. 

  

   

• Benachrichtigung bei fehlenden Metadaten

  Auf unserer eigenen FotoWare Site haben wir uns dafür entschieden, den Nutzern das Hochladen von Inhalten zu ermöglichen, indem sie nur ein Minimum an Metadaten angeben: einen Titel, eine Beschreibung und mindestens einen Tag. Über eine individuelle Aktion in FotoWare, die eine Aktualisierung der Metadaten mit einem Webhook kombiniert, weisen wir die Nutzer darauf hin, dass sie zusätzliche Metadaten zu den hochgeladenen Assets eingeben müssen. 

  

   

• DSGVO & Zustimmungsmanagement

  Mit Formularen DSGVO-konform sein 
  Sie können alle Ihre Assets in FotoWare DSGVO-konform verwalten, indem Sie Formulare und Metadaten nutzen. So können Sie zum Beispiel die Assets, die mit der betreffenden Einwilligung verbunden sind, leicht abrufen und den Inhalt löschen oder den Zugriff darauf verwalten. Asset-Marker im FotoWare-System können in Kombination mit den oben genannten Funktionen verwendet werden, um den Grad der erteilten Zustimmung optisch hervorzuheben.  
  
  National Healthcare UK stellt mit FotoWare sicher, dass alle seine medizinischen Fotoshootings DSGVO-konform sind. 

• Zugriffsberechtigungen mit Hilfe von Metadaten

  Die Zugriffsrechte können auf der Ebene der Archive, in Bezug auf Sammlungen oder für einzelne Dateien festgelegt werden. Durch Auswahl einer Datei und Öffnen des Menüs für individuelle Aktionen kann der Benutzer den Zugriff auf die vordefinierte Berechtigungsebene festlegen. Dies kann durch die Definition von Benutzergruppen leicht verwaltet werden. 
  
  Das National Institute of Dramatic Art hat zum Beispiel die Benutzergruppen Mitarbeiter, Studenten und Öffentlichkeit. Der Administrator kann die gewünschten Dateien auswählen und die gewünschte Berechtigung zuweisen. Es werden keine Dateiduplikate erstellt, und die benutzerdefinierten Markierungen auf dem Vorschaubild geben den Benutzern einen klaren und visuellen Hinweis darauf, wer die Rechte für den Zugriff auf die betreffende Sammlung hat.